PARA 기법: 효과적인 작업 관리와 생산성 향상을 위한 방법

디지털 시대에 넘쳐나는 정보와 일거리를 효과적으로 관리하기 위해 필요한 것이 바로 PARA 기법입니다. PARA 기법은 디지털 세상에서 자료를 관리하거나 기억을 하기 위한 전략으로, 일과 정보를 깔끔하게 정리하여 필요한 정보에 빠르게 접근하고 생산성을 높일 수 있는 방법론입니다. 이번 글에서는 PARA 기법의 구성 요소와 이를 활용해 업무 및 개인 프로젝트를 체계적으로 관리하는 방법을 소개합니다.

PARA 기법이란?

PARA 기법은 생산성 전문가 티아고 포르테(Tiago Forte)가 개발한 디지털 파일 및 정보 정리 시스템으로, 다음 네 가지로 구성됩니다.

1. Projects (프로젝트): 목표를 가지고 있고, 일정 기간 내에 완료해야 할 작업들

2. Areas (영역): 지속적으로 관리해야 하는 장기적인 책임 분야

3. Resources (자원): 참고용으로 저장해 둔 정보와 자료

4. Archives (보관 자료): 완료된 프로젝트나 더 이상 필요 없는 자료

이러한 네 가지 카테고리로 업무와 정보를 나누면, 필요할 때 정보를 신속하게 찾고 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

우리는 끊임 없이 자료를 찾느라 허비를 하며 세월을 보냅니다. 심지어 자료를 찾았는데 못 찾을 확률이 40% 이상이라고 합니다.

어떤 것을 접할 때 "이것은 나중에 쓰이겠는데" 라는 생각이 들게 만드는 자료라면 일단 보관을 하는 것을 추천합니다. 인터넷의 방대한 바다를 돌아다니다가 보석 같은 아이디어를 발견했을 때 우리는 디지털 세상에 살기 때문에 언제든 그것을 폴더에 저장할 수 있습니다.

저는 에버노트를 활용하는 편인데 "모든 것을 기억하세요"라는 표현에 맞게 웹 클립핑 기능으로 보고 있는 사이트를 저장할 수 있습니다.

이런 자료들은 블로그 글을 쓸 때 큰 힘이 되어줍니다. 제가 인상이 깊었던 자료만 저장을 하기 때문에 기억하고 있는 자료이고 에버노트에서 검색 기능을 이용하면 찾기 쉽습니다.

꼭 에버노트가 아니더라도 웹페이지를 통째로 저장해서 폴더에 저장하는 방법도 있습니다.

모든 것을 기억하세요. 에버노트 - 이미지 : 에버노트 홈페이지

1. Projects (프로젝트): 일정 내에 끝내야 할 작업 정리

프로젝트는 일정 기간 내에 완료해야 할 구체적인 목표를 가진 작업들입니다. 이 카테고리는 마감이 있는 업무나 단기적인 목표로 구성됩니다.

예시: "다음 주 프레젠테이션 준비", "블로그 글 작성", "고객 보고서 작성", "다음 주 세미나 교육 준비" 등

목적: 프로젝트는 시한이 있고, 끝내야 할 작업 목록으로 유지하는 것이 중요합니다. 모든 프로젝트는 명확한 목표와 완료 조건이 있어야 하며, 이를 달성했을 때 보관 자료(Archives)로 옮깁니다.

예를 들어 친환경 라이프에 관련된 자료를 다음 주에 발표를 해야 한다면 인터넷으로 친환경 라이프에 관련된 것을 검색을 하고 저장을 해서 프로젝트 폴더에 넣습니다. PDF 파일도 일단 프로젝트 폴더에 만들어둡니다. 어떤 일을 할 때 그것에 필요한 것들을 모아 놓으면 일 할 때 찾기 편해집니다.

너무 도서관의 책을 정리 하듯이 정리하지 마세요. 마치 요리를 할 때 필요한 것(후라이팬, 올리브 오일, 양파, 파, 마늘, 돼지고기, 고추가루, 고추, 고추장 등)을 조리대에 옮겨 놓고 일을 하듯이 필요한 자료를 하나의 프로젝트 폴더에 넣어 두고 일을 시작하세요.

2. Areas (영역): 장기적 관리가 필요한 책임 분야

영역은 끝이 없는 지속적인 활동과 책임이 포함된 카테고리로, 장기적으로 관리해야 하는 역할과 업무입니다. 이 영역은 일정 없이 꾸준히 신경 써야 하는 부분입니다.

예시: "건강 관리", "재정 관리", "고객 관리", "자기 계발", "친구 관계" 등

목적: 영역은 우리 삶에서 지속적으로 책임져야 하는 분야이므로 주기적으로 체크하고, 해당 활동에 맞는 정보를 관리합니다.

예를 들어 "건강 관리" 폴더에는 건강에 좋은 음식에 관련된 자료들을 보관해 둡니다.

"재정 관리"의 경우는 가계부 엑셀 파일, 돈을 관리 하기 위해 필요한 자료들을 보관해 둡니다.

3. Resources (자원): 참고용 자료와 정보 보관

자원은 특정 프로젝트나 영역에서 필요할 수 있는 참고 자료들을 모아 둔 것입니다. 이 자료들은 특정 시점에 유용할 수 있으며, 주로 학습 자료나 레퍼런스 자료들이 포함됩니다.

예시: "업무 관련 서적", "마케팅 참고 자료", "강의 자료", "블로그 글감", "취미 관련" 등

목적: 언제든지 참고할 수 있도록 보관하지만, 필요할 때만 사용하는 자료이기 때문에 지나치게 많은 정보를 모아두기보다는 정기적으로 점검하고 업데이트합니다.

예를 들어 "취미 관련" 폴더에는 해리 포터 인상 깊었던 구절 같은 것을 적어 둡니다. 덕질 하면서 재밌었던 내용 다른 사람과 공유하고 싶었던 것을 모아 놓을 수도 있습니다.

4. Archives (보관 자료): 완료된 프로젝트와 불필요한 자료

마지막으로 보관 자료는 완료된 프로젝트나 더 이상 필요하지 않은 자료를 정리하는 공간입니다. 중요한 자료는 삭제하지 않고 보관하여 나중에 참고하거나 복구할 수 있게 합니다.

예시: "완료된 보고서", "과거 마케팅 캠페인 자료", "이전 프로젝트 기록" 등

목적: 보관 자료는 불필요한 정보가 현재 작업 공간을 차지하지 않도록 하면서도, 필요할 때는 언제든지 접근할 수 있는 백업 역할을 합니다.

예를 들어 저는 화면 캡쳐를 자주 하는 편인데 오래된 이미지 파일의 경우는 지우지 않고 Archives 폴더로 옮기는 편입니다. 언제든지 참고할 수 있게 보관을 해두는 편입니다.

프로젝트가 끝났을 때도 프로젝트 폴더 채로 보관 자료로 옮겨 둡니다.

PARA 기법을 활용한 작업 관리 방법

1. 정리 주기 설정: 매주 혹은 매달 PARA 기법을 기준으로 폴더와 파일을 정리하는 시간을 가집니다. 현재 진행 중인 프로젝트와 자원을 확인하고, 완료된 작업을 보관 자료로 옮깁니다.

2. 명확한 기준 세우기: 각 카테고리에 파일을 분류할 때, 무엇이 프로젝트인지 영역인지 명확히 구분합니다. 모든 자료는 해당하는 하나의 카테고리에만 속하도록 정리합니다.

3. 정기 점검: 영역이나 자원은 주기적으로 점검하여 필요 없는 자료는 삭제하고, 최신 정보를 반영합니다. 이렇게 하면 작업 공간이 늘 깔끔하게 유지됩니다.

사람은 한 가지 밖에 집중을 못합니다. 정기적으로 정리를 통해 우선적으로 해야 할 일이 정리되고 프로젝트 폴더의 일을 끝낸 뒤 다른 것에 집중을 할 수 있게 됩니다.

결론

PARA 기법은 디지털 파일과 정보를 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 실용적인 방법입니다. 프로젝트, 영역, 자원, 보관 자료로 나눈 체계는 필요한 정보를 쉽게 찾고 중요한 작업에 집중할 수 있게 해줍니다. 이 방법을 통해 과중한 정보의 압박에서 벗어나, 더욱 생산적이고 조직적인 생활을 실천해 보세요.

지식을 한 번 쓰고 버리는 것이 아닌 재활용 가능한 것으로 여기고 Archive 폴더에 저장해 두세요. 나중에 비슷한 프로젝트를 할 때 도움이 됩니다.