우리는 항상 시간에 쫓기며 삽니다. 중요한 것을 할 시간은 항상 모자란 경우가 많고 금요일 날 불금이다 하면서 좋아서 집에 들어간 것 같은데 정신 차려보면 월요일에 출근을 하고 있는 자신을 깨닫게 됩니다. 또는 활동적인 분들은 주말에 밖에 잠깐 나갔는데 어느 순간 주말이 끝나 있을 수 있습니다.
시간이 모자란 게 아닙니다. 우리는 시간을 써야 할 것의 우선 순위를 잘못 설정하는 경우가 많아요. 시간을 효율적으로 관리하여 일상에서 더 많은 일을 성취하고, 스트레스를 줄이며 삶의 질을 높이는 방법을 알아보세요.
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| 탁상용 알림 시계 Pixabay로부터 입수된 foto-retusz님의 이미지 입니다. |
시간 관리가 중요한 이유
시간 관리는 단순히 일을 빨리 끝내는 것뿐만 아니라, 목표를 달성하고, 스트레스를 줄이며, 삶의 균형을 찾는 데 큰 도움이 됩니다. 잘 계획된 시간 관리 습관은 일과 삶의 균형을 유지하는 데 중요한 역할을 합니다.
생산성이 향상됩니다. 시간을 자원으로 인식하고 효율적으로 관리하면 개인의 경쟁력을 높일 수 있습니다. 시간을 잘 관리하는 사람은 더 높은 생산성을 달성하며, 이는 직장 내 성과로 이어집니다.
목표를 달성할 가능성이 높아집니다. 뒤에 다루겠지만 명확하게 목표를 설정하고 우선 순위를 결정하는 활동으로 인해 성과가 극대화 될 수 있습니다.
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| 우선 순위 정하기, 목표 설정하기 등 깨알 같은 팁들이 이미지에도 잘 녹아 있습니다. 이미지: DALL-E 생성 |
1. 명확한 목표 설정하기
무엇을 성취하고 싶은지 구체적으로 정의하세요. SMART 원칙(Specific[구체적], Measurable[측정 가능], Achievable[달성 가능], Relevant[관련성], Time-bound[시간 제한])을 적용하여 목표를 설정하면 동기 부여가 되고, 더 명확한 방향으로 나아갈 수 있습니다.
1) 구체적(Specific)
다이어트를 한다면 3개월 이내에 10kg 감량을 하는 방향으로 결정을 합니다. 정확히 목표를 정의하는 것이 중요합니다.
2) 측정 가능(Measurable)
진행 상황을 추적할 수 있는 구체적인 지표를 정합니다. 예를 들어 "다음 분기에 매출 10% 이상 증가" 같은 수치화된 목표를 세우는 것이 좋습니다.
3) 달성 가능(Achievable)
목표는 현실적으로 달성 가능한 목표여야 합니다. 개인의 능력과 자원, 환경적인 요소를 고려하여 실현 가능한지를 평가해 봐야 합니다.
4) 관련성(Relevant)
전체적 목표와 연관된 목표를 설정해 줍니다. 개인적, 직업적 목표와 부합하는 목표를 선택합니다.
회사일을 열정을 다해서 일을 해서 승진을 하려고 한다면 그에 필요한 체력이 필요할 수 있습니다. 관련 목표로 일주일에 한 번 등산 하기 같은 식으로 관련 목표를 정해줍니다.
5) 시간 제한(Time-bound)
명확하게 마감 시한을 정해야 합니다. 목표 달성을 위한 구체적인 시간 프레임을 정하는 것이 좋습니다.
목표 설정 팁
목표를 종이에 적어서 시각화 하세요.
정기적으로 목표 진행 상황을 점검하고 정리를 하는 것이 좋습니다.
필요에 따라서 목표를 조정하고 유연하게 대응할 필요가 있습니다.
2. 우선순위 정하기
모든 일이 동일한 중요도를 가지지는 않습니다. 우선순위를 정하는 것은 시간 관리에서 매우 중요한 단계입니다. 중요한 작업부터 먼저 수행하면 효율성이 높아지고, 스트레스도 줄어듭니다. 오늘 반드시 해야 할 일과 나중에 해도 되는 일을 구분해 보세요.
모든 작업의 목록을 적어보세요. 이때 중요성, 긴급성, 예상 소요 시간, 보상을 함께 기록해 줍니다.
승진 또는 프로젝트 완료 같은 큰 목표를 파악합니다. 큰 목표를 중심으로 작은 시간 기반의 목표를 세웁니다.
긴급하고 중요한 일은 즉시 실행을 합니다.
하루에 반드시 해야 할 일 3가지는 꼭 하려고 노력합시다.
쉬운 작업을 먼저 처리하여 성취감을 얻는 것이 좋습니다. 도파민이 분비 되었을 때 중요한 작업으로 이행해서 하면 좋습니다.
3. 할 일 목록 만들기
매일 아침 할 일 목록을 작성하세요. 하루에 해야 할 작업을 시각적으로 확인하면, 집중력이 높아지고 효율적으로 시간을 사용할 수 있습니다. 할 일 목록은 작은 성취감을 제공하여 더 큰 동기 부여로 이어질 수 있습니다.
4. 시간 블로킹 기법 활용하기
시간 블로킹(Time Blocking)은 특정 시간 동안 하나의 작업에만 집중하도록 도와주는 방법입니다.
예를 들어,
오전 9시부터 11시까지는 중요한 프로젝트에 집중하고,
11시~12시까지는 이메일을 확인하고 응답하며,
12시~1시는 점심시간이니까 논외로 하고요,
1~3시는 회의 또는 협업을 하는 것이 좋습니다.
3~5시는 보고서를 작성하는 데 씁니다.
오후에는 미팅이나 이메일 응대 시간을 정하는 식으로, 계획된 시간 동안에는 한 가지 작업에만 집중하세요.
5. 방해 요소 제거하기
작업 중 방해 요소가 생기면 집중력을 잃고 작업 효율이 떨어질 수 있습니다. 스마트폰 알림을 꺼두거나, 일정 시간 동안 SNS 사용을 제한하는 등 방해 요소를 최소화하세요. 집중력이 떨어질 때는 짧은 휴식 시간을 가지는 것도 좋습니다.
작업 공간을 최적화 하세요. 조용한 환경을 조성해보세요. 방해 받지 않는 작업 공간을 마련하고 필요한 경우 소음 제거 헤드폰을 이용해서 집중력을 높이는 것도 방법입니다.
책상을 정리해서 시각적인 방해를 줄이는 것도 중요합니다.
6. 작은 작업부터 시작하기
작업을 작은 단위로 나눠서 하는 것도 방법입니다. 큰 프로젝트나 과제를 나눠서 시작합니다. 예를 들어 보고서를 작성할 때 주제 조사, 개요 작성, 초안 작성과 같이 하는 일을 나누어서 적은 뒤 하나씩 각게 격파해나갑니다.
7. 작업 중간중간 휴식하기
지속적으로 일을 하다 보면 생산성이 떨어질 수 있습니다. 적절한 휴식은 오히려 전체적인 성과를 향상시키는 데 도움이 됩니다. 스크린에서 잠시 멀어지는 것 만으로도 감각적으로 휴식을 할 수 있습니다. 주변의 환경을 관찰하거나 자연 속에서 시간을 보내는 것도 좋습니다.
눈을 감고 몇 분간 주변 소음에서 벗어나 감각을 쉬게 할 수 있습니다.
사회적 관계에서 잠시 벗어나 자신의 감정을 들여다 봅니다.
짧은 산책을 하는 것도 정신을 맑게 합니다.
8. 포모도로 기법 활용
25분 집중 후 5분 휴식을 반복하는 사이클로 작업하여 집중력과 생산력을 높입니다. 25분 일하고 5분 쉬는 포모도로 기법을 활용해 집중력과 효율성을 높여 보세요.
시작하기 전에 오늘 완료하고자 하는 작업 목록을 작성합니다. 중요도를 고려해서 우선 순위를 정합니다.
타이머를 준비하면 좋습니다. 스마트폰을 쓰거나 타이머 앱을 사용하면 됩니다.
타이머를 켜고 작업에 집중합니다. 이메일, 휴대폰의 메시지 알람 같은 것은 잠시 꺼두는 것이 좋습니다.
25분 집중 후 5분 동안 휴식을 합니다. 이 시간에 스트레칭도 하고 물을 마시고, 짧게 화장실을 가거나 잛은 산책을 하면 좋습니다.
반복을 해줍니다. 4개의 포모도로를 하고 나면 긴 휴식 15~30분을 휴식을 해줍니다.
9. 목표 진행 상황 검토하기
일정을 계획한 후에는 목표 진행 상황을 주기적으로 검토하세요. 하루 또는 주 단위로 목표 달성 여부를 점검하면 성과를 더 잘 파악할 수 있으며, 필요한 경우 계획을 조정할 수 있습니다.
10. 일정에 유연성 가지기
모든 계획이 항상 그대로 진행되지는 않습니다. 예상치 못한 상황이 생길 수 있으므로 일정에 여유를 두고 유연하게 대처할 준비를 하는 것이 좋습니다. 유연한 일정 관리는 스트레스를 줄이고 불필요한 압박감을 없애줍니다.
11. 기술 활용하기
효율적인 시간 관리를 위해 Todoist나 Google Calendar 같은 일정 관리 앱을 활용해 보세요. 알림 설정과 계획 기록을 통해 작업을 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 도구는 특히 바쁜 일정에서 큰 도움이 됩니다.
모든 일정과 약속을 디지털 캘린더에 입력을 해 놓습니다.
회의가 있다면 10분 전에 알림이 오도록 설정하면 좋습니다.
디지털 투두리스트를 활용하여 해야 할 일들을 나열합니다. 중요도와 긴급함의 경중을 따져 우선 순위를 정해줍니다.
